お客様とのふれあいから学ぶ、イベントの運用方法

こんにちは。広告デザイン・制作の横田です。

突然ですが、
みなさんは長く続けているものってありますか？
わたしはジャスダンスを7年ぐらいやってました！
社会人になってからは、全然できてないのですが・・・笑

それはさておき、

今回は弊社のクライアント、奈良市のクライアント様についてご紹介します。
Ｓ社様は毎年運動会を企画開催しているのですが、なんと今年で40回を迎えるそうです。

先日わたしは、その運動会を運営するお手伝いに行って来ました！

内容は、クライアント様で家を購入されたご家族が参加されるものなのですが、
徒競走や玉入れ、さらにはスウェーデンリレーまで多種類の競技がありました。
また運動会だけではなく、イベントコーナーや屋台、住まいの相談コーナーもあったり、最後には豪華商品が当たる福引き大会など開催され盛りだくさんの内容でした。

この運動会でわたしは、驚いたことが3つあったのでご紹介します。

大規模イベント・参加者募集のヒミツ

1つ目は、なんといっても人の多さ！
わたしが思っていた以上の人が来場されていました。参加者はざっと2000人ほど！

なぜこれほどの参加者が集まるのかというと、
最近は家を売ったら終わり、あとは年に数回のメンテナンスだけ。
というような会社が多いなか、しかしＳ社様は違います。
大概の方が家を購入した後も、購入者のみ参加できる会員制のグループに入っているそうです。
そこでは様々なイベントやセミナー、住宅相談などの交流会やアフターサービスを行い、Ｓ社様はお客様との信頼関係が築かれています。
なので、これだけの人が集まり、三世代に渡って楽しいイベントが続いているのだと思いました。

家族イベント・おもてなしのヒケツ

2つめは、運動会の競技内容！
玉入れや綱引きなど種類が豊富なだけではなく、
お子様や大人も楽しめるように、幼児・小学生・大人・60歳以上と4つに分かれて種目があり、どの世代の人も楽しめるような内容になっていたことです。

地域イベント・定着させるコツ

3つめは、三世代で来ているご家族が多かったこと！
イベントのお手伝いをしている時に目にとまったのが、孫と遊ぶおじいちゃんおばあちゃんたち！
凄く楽しそうで、わたしも自然と笑顔が溢れました。

この3つがわたしの驚いたことです。

この運動会を通して、Ｓ社様社様がどれだけお客様と信頼関係を築き上げているのかをこの目で見て凄く実感できました。
ただ家を購入するだけで終わりではない関係が、こうやっていつまでも続くのは素晴らしいことですね。

長く続くイベント運用の仕組み

ここで、今回お手伝いをしてこれだけの大きなイベントを長年運用するために大切なポイントをわたしなりに考えてみました。

1つ目は「運用チーム」と「進行チーム」がちゃんと連携を取れていたこと！
「運用チーム」は主に来場者がスムーズに快適に過ごせるように、受付や誘導などを行います。
「進行チーム」は主にイベントの進行係で、司会や照明・音響などを行います。
今回のイベントでは、運用チームが受付をスムーズに行うために、声を出して誘導をしっかり行い、進行チームがお客さんの入り具合を見ながら、競技の開始時間などを調節して連携を図っていました。
事前に渡されていた進行台本通りにイベントが進むことなんて中々ありません！
ちょっとしたトラブルにも臨機応変に対応できる力がみなさんに備わっていたからスムーズにイベントが進んでいったと思います。

2つ目は自社の持ち物であるグラウンドで開催したり、色々と運用経費を抑えていたこと！
その分、福引き大会の景品や参加賞を豪華にしたり、イベント内容を充実させていました。
こういったことに予算を多く取っていたので、お客様が喜ぶ内容になっていたのではないでしょうか。

3つ目は、祝日に開催したこと！
このイベントは毎回祝日に開催されています。
なぜ祝日が良いのかというと、お客様に覚えてもらいやすいからということと、家族で参加しやすいということです。
祝日は毎年同じ日なので、変動することがなく予定が入れやすい。
しかし、どこのお店も混んでいたりして、家族でのお出かけも大変なはず。
そこで、毎年お出かけ気分でこの運動会に参加していただけたのではないかなと思いました。

これが、わたしなりに考えて導き出した3つのポイントです。
長年のお客様との信頼関係はもちろん、大きなイベントを運用するにはこういった細かいことも重要なんだなと勉強になりました。

弊社でもイベントプランニングなどを行っているのでこういった運用方法を参考にしたいと思いました！